A fatura eletrónica pode materializar-se em diferentes tipos e as aplicações de faturação. Dependendo do seu propósito, de quem a emite e a quem se destina.
Propósitos distintos implicam soluções também distintas
Se a necessidade é o de simplesmente diminuir a burocracia e o tempo necessário ao preenchimento e envio das faturas, de reduzir custos em papel, material de impressão e o envio pelo correio então uma solução de desmaterialização das faturas em formato digital, normalmente faturas em formato PDF, será suficiente.
Se o propósito vai além do simples envio das faturas em formato PDF para os seus clientes, e pretende também incluir o intercâmbio de dados estruturados entre vendedor emitente e comprador destinatário, permitindo a integração automática da informação pelo recetor das faturas, então a solução já será distinta e implicará a adoção de uma solução do tipo EDI (Electronic Data Interchange).
A partir de 01 de Janeiro de 2022, todas as faturas em PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ser assinadas, com um novo tipo de certificado, para serem consideradas legais.
Para que uma fatura eletrónica seja legalmente válida para todos os efeitos com valor probatório, tem de ter assinatura qualificada. Sem uma assinatura qualificada ou selo qualificado, o valor probatório dos documentos eletrónicos estará sempre sujeito a apreciação nos termos gerais de direito. As Assinaturas Qualificadas, garantem o cumprimento da obrigatoriedade de ter um certificado digital qualificado, emitido por uma entidade certificadora autorizada, que garantirá o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.
A solução de faturação eletrónica será por isso distinta dependendo do destinatário das faturas.
